ANALISIS DE SISTEMA MODULO 1
índice
Temas: Páginas
Introducción.
•
Definición de un Sistema de Información.
•
Actividades Básicas de un Sistema de Información.
•
Entradas de Información.
•
Almacenamiento de Información.
•
Procesamiento de Información.
•
Salidas de Información.
•
El Administrador y los Modernos Sistemas de Información.
•
Tipos y Usos de los Sistemas de Información.
•
Planeación del sistema de Información Administrativa.
•
Pasos para la elaboración del plan estratégico del SIA.
•
Necesidad de la Planeación de Sistemas.
•
Objetivos de la Planeación.
•
Técnicas e Instrumentos de Desarrollo de Sistemas.
•
Búsqueda de la información.
•
Métodos de la Búsqueda de datos.
•
Elaboración de Técnicas de Entrevistas.
•
Programa.
•
Aprobación.
•
Venta de un Servicio.
•
Realización de la Entrevista.
•
Análisis de la Estación de Trabajo.
•
Título y Descripción del Puesto.
•
Entradas y Salidas
•
Equipo Utilizado.
•
Relaciones Laborales con otras Estaciones de Trabajo.
•
Medición del Trabajo.
•
Diagramas de Flujo.
•
Tipos de Diagramas
•
Formas e Informas.
•
Objetivos de las Formas.
•
Establecimiento de un programa de administración de formas.
•
Políticas y Procedimientos.
•
Control de Inventario de Formas.
•
Archivos y Clasificaciones.
•
Análisis de Formas.
•
Diseño de Formas.
•
Estructuración de un Sistema de Informes para el SIA.
•
Conceptos de Diseño
•
Necesidades de Información de los Gerentes.
•
Necesidades de Información para administrar subsistemas organizacionales
•
Estructuras de los Informes.
•
Informe sobre el desempeño e incidentes.
•
Informe sobre el Avance.
•
Informes orientados al futuro.
•
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Informes pedidos de la investigación.
•
Sistemas computarizados de consultas.
•
Jerarquía de los Informes.
•
Necesidades externas de información.
•
Distribución y Restricciones.
•
Diseño conceptual de SIA.
•
Desarrollo del las especificaciones del Desempeño.
•
Análisis de los Sistemas.
•
Análisis de Factibilidad.
•
Selección del Diseño Conceptual.
•
Preparación de los miembros de una organización para el Cambio.
•
Estudio de las Características de la Compañía y de la Industria.
•
Estudio de la organización de la Compañía y de la Estructura de la Decisión.
•
Identificación de los Problemas de la Compañía.
•
Estudio de los Sistemas de Procesos Gerenciales y Funcionales.
•
Determinación de las Necesidades de Información.
•
Determinación de las Fuentes de Información.
•
Documentación del Diseño Conceptual.
•
Tendencia Futura.
•
Introducción
•
Definición de un Sistema de Información:
•
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversas y normalmente incluyen:
El equipo computacional, (Hardware)
•
El recurso humano que interactúa con el sistema de información.
•
Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.
•
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)
•
Actividades Básicas de un Sistema de Información:
•
Entradas de información. Que es proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.
•
Almacenamiento de Información. A través de esta propiedad el sistema puede reconocer la información
guardada en la sesión o proceso anterior.
•
Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estas características de los sistemas permiten la
transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
•
Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada, al exterior.
•
El Administrador y los Modernos Sistemas de Información:
•
Los modernos sistemas de información están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales.
A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas,
proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es más importante, facilitan el
logro de ventajas competitivas a través de su implementación en las empresas.
Tipos y Usos de los Sistemas de Información
•
Sistemas Transaccionales Automatización de Procesos Operativos: Ahorro de Tiempo y de Recursos
•
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Humanos.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan información que sirve de apoyo al proceso de toma
de decisiones.
•
Sistemas Estratégicos: Para lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.
•
Planeación del sistema de Información Administrativa
•
La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las
actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de
hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos
encontramos y dónde queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los
gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no
planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2 enfoques para incorporar el
SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:
Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las
necesidades resultantes.
•
Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una
planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y
financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global
de la empresa.
•
Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.
•
Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que será elaborado.
•
Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.
•
Estudiar la posición estratégica de la compañía.
•
Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.
•
Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.
•
Establecer los objetivos estratégicos del SIA.
•
Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor
urgencia.
•
Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.
•
Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
•
Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
•
Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.
•
Necesidad de la Planeación de Sistemas
•
El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e
instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su
conjunto.
Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos
de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: la automatización de
nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción
incontrolada de computadoras personales.
Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema
tiene algunas desventajas como son: la creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido
a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con
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sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la
organización.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal.
Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros
archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.
El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro, más caras
resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño
de sistemas integrados.
Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de
desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco
han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa.
En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan
maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa. Es por lo tanto evidente
que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar
planes estratégicos y a corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Información:
Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.
•
Concentrarse en los objetivos del SIA.
•
Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información
administrativa.
•
Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información.
•
Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA.
•
Equilibrar los costos y beneficios del SIA.
•
Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cuales se evita una
resistencia al cambio.
•
Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para
asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Mas aun, al incluir los
planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir
los objetivos de los sistemas futuros de información.
Al planear la instalación del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura
mejor que será introducido conforme vaya necesitándose.
El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por consiguiente, son
indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven
de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte
mucho o poco en la instalación del sistema.
Objetivos de la planeación de SIA.
•
La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para
alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido
escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien
detallados y se conozcan bien.
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La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los
criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos
en el orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:
Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas
organizacionales.
•
Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del
potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.
•
Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
•
Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles
mantenimiento.
•
Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
•
Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, ínter
organizacionales y que abarquen toda la empresa.
•
Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
•
Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:
Que el SIA. forme parte del plan estratégico de la compañía
•
Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.
•
Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas
•
Búsqueda de la Información
•
Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los
sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación
exhaustiva.
La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas
y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy
tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:
•
Qué se está haciendo
•
Por qué se está haciendo.
•
Cómo se está haciendo.
•
Quién lo está haciendo.
•
En la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:
Ambiente de la industria y de la compañía.
•
La industria
•
La compañía y la alta gerencia.
•
La gerencia media.
•
Gerencia de primera línea y sistemas de operación.
•
Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la
compañía.
Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos
encabezados buscamos información que les ayude a:
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Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.
•
Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.
•
Evaluar las metas y estrategias.
•
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la
compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones.
•
Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo
plazo y operacionales.
•
Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).
•
Prevenir desastres.
•
Métodos de búsqueda de datos.
•
Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales
deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.
Buscar organigramas, misiones de la organización.
•
Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.
•
Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.
•
Realizar un análisis en la estación de trabajo.
•
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en
cuestión.
•
Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que
interviene en el sistema de información administrativa.
•
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de
información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de
tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden
presentar una estructura poco rígida.
•
Elaboración de técnicas de entrevista.
•
El diseñador del sistema de información administrativa (SIA) entrevistará a los gerentes y a otras personas de
rango más alto que el suyo en la organización.
Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo
posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.
Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo
el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del
gerente para saber cuál será la reacción de éste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el
proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del
proyecto.
Programa.
•
El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con
los honorarios de los gerentes.
Aprobación
•
El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar
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información aplicando técnicas.
Venta de un servicio.
•
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza.
En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la
apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en
cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.
Realización de la entrevista.
•
El Analista de Sistemas procurará:
Encontrar un lugar donde no haya distracciones.
•
Realizar la entrevista para aprender.
•
Tener y mostrar interés por lo que dice el entrevistado.
•
Escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.
•
No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al analista penetrar más a
fondo en los problemas.
•
Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizará
de modo abrupto.
•
Análisis en la estación de trabajo.
•
Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y
examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información.
Título y la descripción del puesto.
•
Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción.
Una buena descripción contiene tres elementos:
El título del puesto y la relación jerárquica,
•
Un resumen de objetivos y funciones,
•
Una lista completa de responsabilidades.
•
Entradas y salidas.
•
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la
estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y
control de todo esto.
Equipo utilizado.
•
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales,
terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y
estampadoras.
Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.
•
Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una
importante consideración en la distribución de las oficinas.
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Medición del trabajo.
•
Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo, puede servirse del
análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se
requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la
eficiencia.
Diagramas de flujo
•
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas
que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales, flujo de materiales,
flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones.
Los diagramas de flujo son útiles para él porque le ayudan en
la definición del problema,
•
la formulación y análisis del problema,
•
la solución del problema
•
la documentación del diseño de sistemas.
•
Tipos de diagramas de flujo.
•
No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una
forma particular que corresponda a sus exigencias.
Formas e Informes
•
Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos y otros sirven como
entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de información administrativa computarizado, constituyen la
interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las
operaciones de las empresas modernas.
El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e informes formales.
La selección del medio, los métodos de almacenamiento, el formato y el contenido son críticos en dichos
sistemas.
Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará produciendo
información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada.
Las formas han constituido la base del registro y transmisión de la información en las empresas desde hace
tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas.
Objetivos de las formas:
•
Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o
eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior
costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya
inexactitudes.
Otros objetivos son
Lograr el control de las operaciones.
•
8
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Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:
•
La organización de los datos.
•
La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes.
•
La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El
uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una
introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro
de un circulo.
Las formas como parte integral del diseño de sistemas. La relación entre un procedimiento particular de un
sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables.
Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. Las formas pueden ser
diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como salidas de él o como registros
intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres
casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño.
En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las
operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado.
Establecimiento de un programa de administración de formas.
•
Necesidades de la administración de formas:
La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa
actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la
responsabilidad, el gerente de sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía.
Políticas y procedimientos:
•
Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que preparar políticas (para el manual) que definan
claramente esta tarea. En relación con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma también se
preparará y se distribuirá entre todos los gerentes.
También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su
obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas.
Control del inventario de formas:
•
No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada
una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa
igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad de destruirlas. En
el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho
tiempo de espera.
Archivos y clasificaciones de formas:
•
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de
todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan
varias copias: una para el archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de
temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios.
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Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el
número de identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden
en que lleguen las formas al control.
Análisis de formas:
•
El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son
apropiados datos diferentes, un menor o mayor número de ellos. Los únicos datos referentes a la
forma serán los que resulten absolutamente necesarios.
•
Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más
fácil y económico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e
información. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las
transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.
•
Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos
para tomar decisiones o medidas. La información se presentará en una forma que sea fácil de entender
y oportuna para el que toma las decisiones.
•
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas.
¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas
en otros medios de comunicación, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál
es la condición de los datos almacenados?
•
Diseño de Formas:
•
El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser
tenidos en consideración al diseñar una forma. Los contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda a
quien lo realiza. Consideraciones generales en el diseño de formas. Con el análisis de formas se ha probado la
necesidad de contar con datos específicos en los sistemas contables y de información administrativa. Es decir,
primero hay que investigar:
La función de una forma
•
Cuándo se empleará la forma
•
Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento.
•
Quien llena la forma y quién la utiliza
•
Cuántas unidades de la forma se requieren al año.
•
Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información
•
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de
auditores que recibe el presidente de la compañía, por lo tanto el estudio se hará para los sistemas de
información. Puesto que éstos son sistemas formales, los informes en los sistemas de información son
registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la
planeación, implantación, control y problemas de decisión. Los informes son transmitidos a los gerentes y a
los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos.
Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones
contienes datos, que se transforman en información cuando las recibe el usuario. Pero no todos los informes
son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de
muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe también
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pueden estarlo. Y es precisamente esta característica de información fija la que hace la mayor parte de los
informes sean formas.
En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de un supervisor
sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija. También el informe del
costo mensual comparado con el presupuesto incluye información fija, como los encabezados de columna y
un listado de los códigos contables en la columna de la izquierda.
Los informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de las formas o
ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición del gerente.
Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular
(los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular)
Para el diseñador del sistema de información administrativa, no es una cuestión trivial la cantidad de
información fija que debe asignarse a un informe. Cuanto más información de ese tipo contenga, mas pronto
se preparara y más rápidamente será leído por el usuario.
Estructuración de un Sistema de Informes para el Sistema de Información Administrativa:
•
Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata mas bien del
resultado confuso de adiciones y supresiones. Este método no toma en cuenta deficiencias como una excesiva
diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud
de listas de distribución, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el
hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuración de
los informes.
En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuración de los informes, no basta una sóla orientación en el
análisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema.
Conceptos de Diseño
•
Por lo anterior, se requiere de conceptos de diseño que son los siguientes:
Necesidades de información de los gerentes: La creación de una estructura de los informes deberá
comenzar con la investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las
obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el
analista de sistemas.
•
Necesidades de información para administrar subsistemas organizacionales: La organización puede verse
desde cinco perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco
perspectivas (o dimensiones) de la empresa son:
•
Unidades estratégicas de negocios
•
Fases
•
Centros de costos
•
Sistemas de recursos y
•
Sistema de la zona geográfica
•
En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona, un comité o un equipo especial de
trabajo que se encargue de ella.
Estructuras de Informes
•
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Debe establecerse una estructura de informes que satisfaga las necesidades del sistema.
Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad
organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes.
En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.
•
Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas
a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se describe
señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.
•
Informes orientados al futuro: planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del
resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los
planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y
de venta.
•
Informes pedidos de la investigación: Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los
gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser
proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura
organizacional para llevar a cabo tal investigación.
•
Sistemas computarizados de consulta: Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe
mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios
gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En vez de proporcionarles informes
mensuales que la contengan, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el
programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.
•
Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el desempeño constituyen una jerarquía, esa
estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarquía, primero hemos de
interpretar la organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías.
•
Necesidades externas de los informes: los organismos públicos de la legislación estatal requieren muchos
informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido específico, los receptores y los registros
de respaldo dependen de la naturaleza de la compañía (publica o privada), del numero de empleados y de la
naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones.
•
Distribución y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribución interna son
interdependientes. Cuanto más grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habrá de que
sirva a más gerentes. A mayor número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá
una cantidad también mayor de niveles gerenciales que lo utilicen.
•
Diseño conceptual de un SIA.
•
El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo
del sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de
referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por tanto nos permite examinar varios diseños
posibles antes de escoger uno para precisarlo.
El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentación de todas las consideraciones es
compleja y larga, consta de cuatro fases:
Desarrollo de las especificaciones del desempeño:
•
Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les
interesa cómo se satisfacen sus deseos, si no mas bien lo que obtienen.
Análisis de los sistemas:
•
Se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su proceso de decisión,
el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente.
12
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Análisis de factibilidad:
•
Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el
nuevo sistema de información administrativa.
Selección del diseño conceptual:
•
El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del
diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para
someterlo a revisión y aprobación.
Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o
organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en
forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto
limitan el diseño definitivo.
Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza el siguiente proceso:
Preparación de los miembros de una organización para el cambio:
•
El primer paso en el diseño no es de índole técnico, sino conductual. La introducción de un sistema de
información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los individuos. Los
gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una
organización.
Estudio de las características de la compañía y de la industria:
•
El diseño conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compañía. El hecho de que se trate
de una compañía de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de
información administrativa deberá proporcionar por lo menos información sobre estas transacciones para
facilitar su control.
Estudio de la organización de la compañía y de la estructura de la decisión:
•
La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el
diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el
diseñador debe aceptar la organización y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para
ambas.
Identificación de los problemas de la compañía:
•
Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos,
queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos
problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que son crónicos o peculiares en determinadas
empresas.
Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales:
•
Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su
compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicará parte de
su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes
destinados a la gerencia.
13
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Determinación de las necesidades de información:
•
Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de información de cada
gerente. Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente
necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de los gerentes en áreas tan importantes
como la identificación de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeación y
control.
Determinación de las fuentes de información:
•
Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y definidas la organización y
estructura de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la información recabada.
Documentación del diseño conceptual:
•
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son
suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.
Conclusión.
•
Tendencias Futuras
•
El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro
será aún mayor. Las principales tendencias respectos a los Sistemas de Información son las siguientes.
La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa. Las empresas de más
éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas que
proporcionen ventajas competitivas.
•
La tecnología será parte del trabajo en equipo de las empresas. Los trabajadores usaran las
computadoras personales conectadas en red, y las fábricas usarán la tecnología para el diseño y
control de la producción.
•
El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. Como ejemplo de ello
puede verse el uso del correo electrónico.
•
La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en
diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrónico y las conferencias por computadoras.
•
La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos de negocios.
Las técnicas de reingeniería de proceso continuarán apoyándose en los sistemas de información.
Temas: Páginas
Introducción.
•
Definición de un Sistema de Información.
•
Actividades Básicas de un Sistema de Información.
•
Entradas de Información.
•
Almacenamiento de Información.
•
Procesamiento de Información.
•
Salidas de Información.
•
El Administrador y los Modernos Sistemas de Información.
•
Tipos y Usos de los Sistemas de Información.
•
Planeación del sistema de Información Administrativa.
•
Pasos para la elaboración del plan estratégico del SIA.
•
Necesidad de la Planeación de Sistemas.
•
Objetivos de la Planeación.
•
Técnicas e Instrumentos de Desarrollo de Sistemas.
•
Búsqueda de la información.
•
Métodos de la Búsqueda de datos.
•
Elaboración de Técnicas de Entrevistas.
•
Programa.
•
Aprobación.
•
Venta de un Servicio.
•
Realización de la Entrevista.
•
Análisis de la Estación de Trabajo.
•
Título y Descripción del Puesto.
•
Entradas y Salidas
•
Equipo Utilizado.
•
Relaciones Laborales con otras Estaciones de Trabajo.
•
Medición del Trabajo.
•
Diagramas de Flujo.
•
Tipos de Diagramas
•
Formas e Informas.
•
Objetivos de las Formas.
•
Establecimiento de un programa de administración de formas.
•
Políticas y Procedimientos.
•
Control de Inventario de Formas.
•
Archivos y Clasificaciones.
•
Análisis de Formas.
•
Diseño de Formas.
•
Estructuración de un Sistema de Informes para el SIA.
•
Conceptos de Diseño
•
Necesidades de Información de los Gerentes.
•
Necesidades de Información para administrar subsistemas organizacionales
•
Estructuras de los Informes.
•
Informe sobre el desempeño e incidentes.
•
Informe sobre el Avance.
•
Informes orientados al futuro.
•
1
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Informes pedidos de la investigación.
•
Sistemas computarizados de consultas.
•
Jerarquía de los Informes.
•
Necesidades externas de información.
•
Distribución y Restricciones.
•
Diseño conceptual de SIA.
•
Desarrollo del las especificaciones del Desempeño.
•
Análisis de los Sistemas.
•
Análisis de Factibilidad.
•
Selección del Diseño Conceptual.
•
Preparación de los miembros de una organización para el Cambio.
•
Estudio de las Características de la Compañía y de la Industria.
•
Estudio de la organización de la Compañía y de la Estructura de la Decisión.
•
Identificación de los Problemas de la Compañía.
•
Estudio de los Sistemas de Procesos Gerenciales y Funcionales.
•
Determinación de las Necesidades de Información.
•
Determinación de las Fuentes de Información.
•
Documentación del Diseño Conceptual.
•
Tendencia Futura.
•
Introducción
•
Definición de un Sistema de Información:
•
Un Sistema de Información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con el fin de apoyar las
actividades de una empresa o negocio. Estos elementos son de naturaleza diversas y normalmente incluyen:
El equipo computacional, (Hardware)
•
El recurso humano que interactúa con el sistema de información.
•
Los datos, o información fuente, que son introducidos al sistema.
•
Los programas que son procesados y producen diferentes tipos de resultados, (Software)
•
Actividades Básicas de un Sistema de Información:
•
Entradas de información. Que es proceso mediante el cual el Sistema de Información toma los datos que
requiere para procesar la información. Las entradas pueden ser manuales o automáticas.
•
Almacenamiento de Información. A través de esta propiedad el sistema puede reconocer la información
guardada en la sesión o proceso anterior.
•
Procesamiento de Información. Es la capacidad del Sistema de Información para efectuar cálculos de
acuerdo con una secuencia de operaciones preestablecida. Estas características de los sistemas permiten la
transformación de datos fuentes en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
•
Salida de Información. La salida es la capacidad de un Sistema de Información para sacar la información
procesada o bien datos de entrada, al exterior.
•
El Administrador y los Modernos Sistemas de Información:
•
Los modernos sistemas de información están cambiando la forma en que operan las organizaciones actuales.
A través de su uso se logran importantes mejoras, pues automatizan los procesos operativos de las empresas,
proporcionan información de apoyo al proceso de toma de decisiones y, lo que es más importante, facilitan el
logro de ventajas competitivas a través de su implementación en las empresas.
Tipos y Usos de los Sistemas de Información
•
Sistemas Transaccionales Automatización de Procesos Operativos: Ahorro de Tiempo y de Recursos
•
2
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Humanos.
Sistemas de Apoyo a las Decisiones: Proporcionan información que sirve de apoyo al proceso de toma
de decisiones.
•
Sistemas Estratégicos: Para lograr ventajas competitivas a través de su implementación y uso.
•
Planeación del sistema de Información Administrativa
•
La administración empieza con la planeación del sistema de la empresa. Y el desempeño eficiente de las
actividades de la empresa depende de ella. Planear es decidir de antemano lo que debe hacerse, cómo ha de
hacerse, cuándo se hará y quién lo hará. La planeación tiende un puente entre el punto de donde nos
encontramos y dónde queremos estar en el futuro.
Todos los que trabajan efectúan alguna clase de planeación, pero la planeación gerencial es bien definida. Los
gerentes planean la distribución de todos los recursos y el trabajo de las organizaciones; los no gerentes no
planean la distribución de los recursos humanos, sino tan solo sus propias actividades.
El plan de SIA ha de formar parte del Plan Estratégico Administrativo. Existen 2 enfoques para incorporar el
SIA en el plan: el Pasivo y Proactivo:
Enfoque Pasivo: El plan administrativo se elabora primero y después el sistema que satisface las
necesidades resultantes.
•
Enfoque Proactivo: Se busca un buen sistema para lograr una ventaja competitiva más amplia, una
planeación y mercadotecnia más eficaces del producto y una mejor utilización de los recursos humanos y
financieros. Desde este punto de vista, la estrategia del SIA se elabora y se integra con la estrategia global
de la empresa.
•
Pasos En La Elaboración Del Plan Estratégico Del SIA.
•
Examinar el plan anterior a Largo Plazo y determinar la naturaleza del que será elaborado.
•
Estudiar el sistema de la empresa y los cambios tecnológicos que se prevén en los futuros SIA.
•
Estudiar la posición estratégica de la compañía.
•
Determinar el entorno en que el SIA cumplirá su cometido.
•
Definir las restricciones y especificar las políticas que se seguirán en la instalación del SIA.
•
Establecer los objetivos estratégicos del SIA.
•
Delinear el actual SIA e identificar provisionalmente los subsistemas que necesitan revisión con mayor
urgencia.
•
Descubrir nuevas aplicaciones e innovaciones que puedan aportar grandes beneficios.
•
Desarrollar nuevos conceptos alternos al SIA.
•
Establecer los criterios y pesos para evaluar otros conceptos.
•
Estimar el plazo de las metas que debe alcanzarse (prioridades) y los recursos que se requieren.
•
Necesidad de la Planeación de Sistemas
•
El Sistema de Información Administrativa global consta de todas las actividades, equipo, personal e
instalaciones que intervienen en generar información para dirigir los subsistemas y la compañía en su
conjunto.
Hay algunas compañías que desarrollan segmentos inconexos de procesamiento de datos mediante proyectos
de recuperación rápida de la inversión. Entre los ejemplos de estos últimos se cuentan: la automatización de
nómina y de las funciones administrativas, el pronóstico de ventas, el control de inventarios y la introducción
incontrolada de computadoras personales.
Este método revela la necesidad de una planeación general. Esta forma fragmentada de realizar el sistema
tiene algunas desventajas como son: la creación de barreras de la comunicación entre sistemas, ya que debido
a la naturaleza inconexa de los subsistemas, con frecuencia los departamentos y divisiones cuentan con
3
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sistemas individualistas que prescinden de la forma en que interactúan con los sistemas en otras partes de la
organización.
El hecho de no relacionar los subsistemas es la manera de estructurar la información referente al personal.
Algunos departamentos conservan a veces archivos de empleados que tienen puntos comunes con otros
archivos similares, pero sin facilitar la interconexión entre ellos.
El costo del tiempo, los recursos y el dinero. Cuanto más tiempo se posponga un plan maestro, más caras
resultarán las revisiones que se necesitarán para unificar y estandarizar el modo de aplicar el método al diseño
de sistemas integrados.
Este enfoque fragmentario se ha dado porque los gerentes no se han dado cuenta, en las primeras etapas de
desarrollo de sistemas, del alcance que tienen los sistemas computacionales y de su información. Ni tampoco
han comprendido la inversión que esto representa, ni el efecto que tiene sobre las operaciones de la empresa.
En los últimos años las empresas han advertido la necesidad de lograr una integración realizando un plan
maestro que coordine a corto y largo plazo el Sistema de Información Administrativa. Es por lo tanto evidente
que para lograr esta integración es necesario definir las políticas de la empresa sobre la información y preparar
planes estratégicos y a corto plazo.
Existen algunas razones fundamentales para planear los Sistemas de Información:
Integrar los objetivos de los sistemas de información en los planes estratégicos a corto plazo.
•
Concentrarse en los objetivos del SIA.
•
Planear la asignación de recursos destinados a la introducción del sistema de información
administrativa.
•
Garantizar un desarrollo eficiente y sistemático de los sistemas de información.
•
Sentar las bases para controlar los proyectos del SIA.
•
Equilibrar los costos y beneficios del SIA.
•
Aumentar la participación de los usuarios en el diseño de los sistemas, con los cuales se evita una
resistencia al cambio.
•
Los objetivos de los sistemas de información han de ser incorporados a los planes de la compañía para
asegurarse de que los sistemas no sean descuidados ante la presión de las operaciones. Mas aun, al incluir los
planes del sistema de información administrativa en los estratégicos y a corto plazo, la gerencia hará de definir
los objetivos de los sistemas futuros de información.
Al planear la instalación del SIA, la gerencia debe asignar de antemano los recursos. Y con ello se asegura
mejor que será introducido conforme vaya necesitándose.
El costo de diseñar e instalar un sistema de información puede ser muy costoso. Por consiguiente, son
indispensables su planeación y control. La planeación de los objetivos técnicos y los presupuestos que sirven
de criterios de control. Los beneficios siempre han de ser mayores que los costos, sin importar si se invierte
mucho o poco en la instalación del sistema.
Objetivos de la planeación de SIA.
•
La planeación exige buscar y seleccionar, entre diversas alternativas, los cursos de acciones necesarios para
alcanzar un objetivo. La planeación puede ser útil y debe comenzar sólo cuando los objetivos hayan sido
escogidos correctamente. No puede efectuarse el plan maestro a menos que los objetivos globales estén bien
detallados y se conozcan bien.
4
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La función de planeación de sistemas ha de abarcar el examen de los subsistemas propuestos en función de los
criterios de planeación cuyo fin es reducir al mínimo el número de sistemas, ampliar su alcance y colocarlos
en el orden debido de desarrollo. Algunos de los objetivos de la planeación de sistemas son:
Lograr un buen desarrollo en los principales elementos de los sistemas de gran aplicación en las líneas
organizacionales.
•
Ayudar a asegurar una base uniforme para determinar el orden del desarrollo en términos del
potencial de ganancia, precedencia natural y probabilidad de éxito.
•
Minimizar el costo de integrar entre sí sistemas semejantes.
•
Reducir el número total de sistemas pequeños y aislados que es preciso instalar, operar y darles
mantenimiento.
•
Asegurar la adaptabilidad de los sistemas al cambio de la empresa y su crecimiento.
•
Poner las bases para el desarrollo coordinado de sistemas de información congruentes, generales, ínter
organizacionales y que abarquen toda la empresa.
•
Dar pautas y dirección para estudios y proyectos constantes del desarrollo de sistemas.
•
Los objetivos centrales de la planeación del sistema de información administrativa son:
Que el SIA. forme parte del plan estratégico de la compañía
•
Que la asignación de recursos del sistema figure en el plan estratégico.
•
Técnicas de Instrumentos de desarrollo de sistemas
•
Búsqueda de la Información
•
Cuanto más sepa un analista acerca de la compañía u otra institución, más eficiente será en su trabajo con los
sistemas. Bajo la presión del tiempo en situaciones reales, a menudo debe trabajar sin una investigación
exhaustiva.
La búsqueda de información constituye un proceso complejo. No consiste simplemente en formular preguntas
y recibir respuestas completas dadas por expertos. Por el contrario, consiste en aplicar varias técnicas, ser muy
tenaz y paciente para reunir las diversas perspectivas de los sistemas.
Al inicio de un proyecto, el analista tratará de averiguar:
•
Qué se está haciendo
•
Por qué se está haciendo.
•
Cómo se está haciendo.
•
Quién lo está haciendo.
•
En la mayor parte de los sistemas, el analista reunirá los datos en los siguientes niveles:
Ambiente de la industria y de la compañía.
•
La industria
•
La compañía y la alta gerencia.
•
La gerencia media.
•
Gerencia de primera línea y sistemas de operación.
•
Tratándose de proyectos pequeños, el analista se centrará exclusivamente en los niveles inferiores de la
compañía.
Los gerentes toman decisiones estratégicas, decisiones tácticas y decisiones de implantación. Bajo esos
encabezados buscamos información que les ayude a:
5
Page 6
Descubrir las oportunidades de la compañía en el mercado.
•
Describir las metas y estrategias a largo plazo de la compañía.
•
Evaluar las metas y estrategias.
•
Desarrollar los sistemas de mercadotecnia, producción, finanzas y otros sistemas dentro de la
compañía, los cuales estén relacionados con el sistema total de operaciones.
•
Fijar normas de funcionamiento, métodos de medición y técnicas de control sobre actividades a largo
plazo y operacionales.
•
Lograr mayor eficacia (consecución de metas) y eficiencia (disminución de costos).
•
Prevenir desastres.
•
Métodos de búsqueda de datos.
•
Los métodos de búsqueda de datos aportan información sólo en uno o en varios niveles. Los datos iniciales
deben ser organizados e interpretados por el analista para que le sean de utilidad. He aquí los métodos.
Buscar organigramas, misiones de la organización.
•
Buscar la documentación referente al actual sistema de información administrativa.
•
Examinar los planes de la distribución física de oficinas y plantas.
•
Realizar un análisis en la estación de trabajo.
•
Obtener una lista y muestras de todas las formas de la organización relacionada con el proyecto en
cuestión.
•
Determinar mediante muestreo estadístico el número de transacciones diarias de cada tipo que
interviene en el sistema de información administrativa.
•
Servirse de cuestionarios para obtener de los gerentes (o muestras de empleados) sus necesidades de
información, los problemas que advierten y las decisiones que toman. Una adecuada preparación de
tales cuestionarios requiere considerable conocimiento y habilidad. Los cuestionarios pueden
presentar una estructura poco rígida.
•
Elaboración de técnicas de entrevista.
•
El diseñador del sistema de información administrativa (SIA) entrevistará a los gerentes y a otras personas de
rango más alto que el suyo en la organización.
Si quiere recibir la información deseada y ser objeto de consideración, tiene que ahorrarles el mayor tiempo
posible. Y esto requiere una cuidadosa preparación antes de entrevista.
Primero, el analista tratará de aprender lo más posible sobre la actividad del gerente. Aprovechará al máximo
el tiempo disponible para conocer bien al gerente y su estilo. Deberá imaginar mentalmente la posición del
gerente para saber cuál será la reacción de éste ante la entrevista.
El gerente suele ser entrevistado brevemente al inicio del proyecto para averiguar sus ideas, durante el
proyecto para que pueda vigilarlo y al final para conseguir su aprobación antes de presentar la propuesta del
proyecto.
Programa.
•
El entrevistador deberá establecer un programa global de entrevistas y luego manipularlas para cumplir con
los honorarios de los gerentes.
Aprobación
•
El analista necesita la aprobación de un gerente para entrevistar a los subordinados de éste o buscar
6
Page 7
información aplicando técnicas.
Venta de un servicio.
•
Los investigadores externos que llegan a un departamento casi siempre son vistos con recelo y desconfianza.
En la entrevista inicial, el analista de sistemas debe ganarse la confianza del entrevistado. No debe dar la
apariencia de un experto. Son indispensables un trato informal y un sincero deseo de descubrir problemas en
cuya solución puede colaborar mediante el sistema de información administrativa.
Realización de la entrevista.
•
El Analista de Sistemas procurará:
Encontrar un lugar donde no haya distracciones.
•
Realizar la entrevista para aprender.
•
Tener y mostrar interés por lo que dice el entrevistado.
•
Escuchar, lo cual significa que permitirá el entrevistado hablar con absoluta libertad.
•
No tomar apuntes, pues puede disminuir el ritmo de la entrevista y dificulta al analista penetrar más a
fondo en los problemas.
•
Terminar la entrevista en cuanto el sujeto externa signos de fatiga o inquietud. Pero nunca finalizará
de modo abrupto.
•
Análisis en la estación de trabajo.
•
Este análisis es un método que sirve para descubrir problemas, evaluar el control, medir la salida de trabajo y
examinar las transacciones y el flujo de documentos e informes en los "nodos" del sistema de información.
Título y la descripción del puesto.
•
Estudiar los objetivos actuales del puesto. Cada puesto tener un título y una descripción.
Una buena descripción contiene tres elementos:
El título del puesto y la relación jerárquica,
•
Un resumen de objetivos y funciones,
•
Una lista completa de responsabilidades.
•
Entradas y salidas.
•
Las entradas y salidas de todas las formas (documentos, relaciones verbales, video, etc.) y las salidas de la
estación de trabajo se tabulan para analizarlas. Conviene examinar el contenido, formato, frecuencia, fuente y
control de todo esto.
Equipo utilizado.
•
El equipo usado en las estaciones de trabajos contables puede estar formado por computadoras personales,
terminales de video, máquinas de escribir, archivos tubulares, teléfonos especiales, máquinas reproductoras y
estampadoras.
Relaciones laborales con otras estaciones de trabajo.
•
Por medio de diagramas de flujo o matrices se describirán las interacciones entre las estaciones son una
importante consideración en la distribución de las oficinas.
7
Page 8
Medición del trabajo.
•
Si el analista de sistemas piensa que es posible reducir el número de estaciones de trabajo, puede servirse del
análisis de métodos y de un estudio de medición del trabajo. Ese estudio revelará el tiempo normal que se
requiere para ejecutar ciertas operaciones. Ese tiempo puede compararse con el tiempo real para medir la
eficiencia.
Diagramas de flujo
•
Los diagramas de flujo son diagramas que constan de símbolos pictóricos conectados por segmentos de líneas
que muestran la secuencia de actividades, operaciones, flujo lógico, flujo de materiales, flujo de materiales,
flujo de datos / información o flujo de autoridad en las organizaciones.
Los diagramas de flujo son útiles para él porque le ayudan en
la definición del problema,
•
la formulación y análisis del problema,
•
la solución del problema
•
la documentación del diseño de sistemas.
•
Tipos de diagramas de flujo.
•
No hay estandarización en los diagramas de flujo porque los profesionales han construido los suyos en una
forma particular que corresponda a sus exigencias.
Formas e Informes
•
Toda forma es un informe y la mayor parte de los informes son formas. Más aún, unos y otros sirven como
entradas y salidas de los sistemas. En un sistema de información administrativa computarizado, constituyen la
interfaz entre la computadora y el hombre, lo mismos que entre las personas. Por una parte, hacen posibles las
operaciones de las empresas modernas.
El concepto de sistemas de información implica una comunicación por medio de formas e informes formales.
La selección del medio, los métodos de almacenamiento, el formato y el contenido son críticos en dichos
sistemas.
Por muchas transacciones que una computadora efectúe cada minuto, el sistema no estará produciendo
información si la entrada es lenta e imprecisa y si la salida está desorganizada.
Las formas han constituido la base del registro y transmisión de la información en las empresas desde hace
tanto tiempo que es difícil imaginar una compañía que sea dirigida sin ellas.
Objetivos de las formas:
•
Uno de los objetivos más importantes de la forma consiste en servir de medio para registrar transacciones o
eventos en el momento en que ocurren. Si los datos no se anotan en ese momento, su recaptura posterior
costará mucho más y aumentará de manera considerable la posibilidad de cometer errores y de que haya
inexactitudes.
Otros objetivos son
Lograr el control de las operaciones.
•
8
Page 9
Facilitar el flujo, procesamiento y análisis de datos mediante:
•
La organización de los datos.
•
La minimización del tiempo de registro eliminando los datos constantes.
•
La organización de datos en una forma estandarizada facilita su introducción, su lectura y su verificación. El
uso de su información constante posiciona los datos, identifica la información variable y permite una
introducción más rápida de los datos mediante técnicas como la comprobación o poner los elementos dentro
de un circulo.
Las formas como parte integral del diseño de sistemas. La relación entre un procedimiento particular de un
sistema y los procesos de comunicación que se sirven de formas es tal que ambas cosas resultan inseparables.
Tanto el procedimiento como la forma han de ser diseñados como una unidad integral. Las formas pueden ser
diseñadas como entradas para un sistema particular de información, como salidas de él o como registros
intermedios que permanecen dentro de él. La finalidad de la forma y las necesidades del usuario en estos tres
casos tienen sin duda un efecto importante sobre el diseño.
En resumen, las formas han de guardar relación con el diseño de los sistemas de información y con las
operaciones. El diseño de ellas y de los sistemas deberá ser un proceso integrado.
Establecimiento de un programa de administración de formas.
•
Necesidades de la administración de formas:
La elaboración de formas es parte del diseño y mantenimiento de sistemas. La responsabilidad de esa
actividad ha de recaer en un individuo o grupo. Aun cuando haya sido delimitada claramente la
responsabilidad, el gerente de sistemas estará alerta ante la posible "proliferación de formas" en su compañía.
Políticas y procedimientos:
•
Una vez delimitada la responsabilidad del puesto, habrá que preparar políticas (para el manual) que definan
claramente esta tarea. En relación con esto, el procedimiento con que se inicia o revisa una forma también se
preparará y se distribuirá entre todos los gerentes.
También es posible establecer políticas respecto a temas como la numeración y clasificación de formas, su
obtención e inventario, su emisión y conservación, así como respecto al mantenimiento de archivos de formas.
Control del inventario de formas:
•
No es sensato ordenar una dotación de formas para diez años ni pedir diariamente nuevas cantidades de cada
una. En el primer caso, el dinero y el almacenamiento quedarán inmovilizados largo tiempo. Y otra cosa
igualmente importante: las formas pueden volverse obsoletas muy pronto y habrá necesidad de destruirlas. En
el segundo caso, el costo de ordenar diariamente cantidades pequeñas será excesivo y se requerirá mucho
tiempo de espera.
Archivos y clasificaciones de formas:
•
El primer paso en el control eficaz de las formas consiste en reunir copias de todo documento impreso y de
todo formato estándar que se despliegue en el equipo periférico de la computadora. Por lo regular se necesitan
varias copias: una para el archivo numérico, otra para el archivo de títulos de formas y otro para un archivo de
temas, departamentos o funciones en algunos casos se requiere además un archivo clasificado por medios.
9
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Estos archivos son de gran utilidad para estudiar las operaciones actuales. El archivo numérico se basa en el
número de identificación que se asigna a cada forma. Ese número puede asignarse en secuencia según el orden
en que lleguen las formas al control.
Análisis de formas:
•
El análisis de formas abarca el diseño de formas y su control. Tiene cuatro objetivos:
Determinar la necesidad de información: Las formas en uso han de ser analizadas para precisar si son
apropiados datos diferentes, un menor o mayor número de ellos. Los únicos datos referentes a la
forma serán los que resulten absolutamente necesarios.
•
Preparar la información: El análisis de la preparación del material se propone encontrar el modo más
fácil y económico de recabar datos. Para ello se requiere estudiar el sistema entero de operación e
información. Los datos pueden obtenerse en el tiempo real a medida que se lleven a cabo las
transacciones, o en ciertos casos, a partir de las formas preparadas con otros fines.
•
Presentar la información: Los datos se convierten en información cuando alguien se sirve de ellos
para tomar decisiones o medidas. La información se presentará en una forma que sea fácil de entender
y oportuna para el que toma las decisiones.
•
Almacenar los datos: Un estudio de los archivos y registros también es parte del análisis de formas.
¿Qué formas se conservan? ¿Cuánto tiempo ha sido conservada cada una? ¿Han sido transformadas
en otros medios de comunicación, como microfilm o cintas de computadora, para guardarlas? ¿Cuál
es la condición de los datos almacenados?
•
Diseño de Formas:
•
El análisis culmina en el diseño o rediseño de formas. Se comprenden los puntos centrales que deben ser
tenidos en consideración al diseñar una forma. Los contadores expertos en el diseño serán de gran ayuda a
quien lo realiza. Consideraciones generales en el diseño de formas. Con el análisis de formas se ha probado la
necesidad de contar con datos específicos en los sistemas contables y de información administrativa. Es decir,
primero hay que investigar:
La función de una forma
•
Cuándo se empleará la forma
•
Cuantas copias se usan en un solo ciclo para la transacción, transmisión y almacenamiento.
•
Quien llena la forma y quién la utiliza
•
Cuántas unidades de la forma se requieren al año.
•
Naturaleza de los Informes en los Sistemas de Información
•
Aunque los informes abarcan desde los comentarios a la hora del café hasta los informes certificados de
auditores que recibe el presidente de la compañía, por lo tanto el estudio se hará para los sistemas de
información. Puesto que éstos son sistemas formales, los informes en los sistemas de información son
registros planeados y formales de la información transmitida a los individuos para que la apliquen a la
planeación, implantación, control y problemas de decisión. Los informes son transmitidos a los gerentes y a
los no gerentes y nos y otros hacen uso de ellos.
Por lo tanto todas las formas son informes. Incluso las que se emplean en le nivel mas bajo de operaciones
contienes datos, que se transforman en información cuando las recibe el usuario. Pero no todos los informes
son formas. La semejanza entre unos y otros estriba en el formato y los encabezados estandarizados de
muchos informes. La tabla de contenidos tiende a ser estandarizada, y los encabezados del informe también
10
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pueden estarlo. Y es precisamente esta característica de información fija la que hace la mayor parte de los
informes sean formas.
En muchos casos, los informes se preparan en formas mucho más obvias. Así, el informe de un supervisor
sobre un accidente o un informe de quejas contienen abundante información fija. También el informe del
costo mensual comparado con el presupuesto incluye información fija, como los encabezados de columna y
un listado de los códigos contables en la columna de la izquierda.
Los informes especiales, los cuales no suelen ser periódicos, tienen pocas características de las formas o
ninguna de ellas. Un ejemplo de ellos es el informe de mercado preparado por petición del gerente.
Así pues los informes pueden ser periódicos con ciclos variables, pueden ser generados de manera irregular
(los que se refieren a accidentes) o pueden ser especiales (en respuesta a una pregunta particular)
Para el diseñador del sistema de información administrativa, no es una cuestión trivial la cantidad de
información fija que debe asignarse a un informe. Cuanto más información de ese tipo contenga, mas pronto
se preparara y más rápidamente será leído por el usuario.
Estructuración de un Sistema de Informes para el Sistema de Información Administrativa:
•
Los sistemas de informes de la generalidad de las empresas no son en realidad sistemas; se trata mas bien del
resultado confuso de adiciones y supresiones. Este método no toma en cuenta deficiencias como una excesiva
diversidad, frecuencia y redundancia de los contenidos de los informes; tampoco tiene en cuenta la multitud
de listas de distribución, los retrasos, la resistencia a anexar nuevos informes o renunciar a los obsoletos o el
hecho de reconocer los que se necesitan. Lo que hace falta es un enfoque de sistemas en la estructuración de
los informes.
En el enfoque de sistemas aplicados a la estructuración de los informes, no basta una sóla orientación en el
análisis. Por el contrario, es preciso analizar muchas necesidades antes de poder sintetizar el sistema.
Conceptos de Diseño
•
Por lo anterior, se requiere de conceptos de diseño que son los siguientes:
Necesidades de información de los gerentes: La creación de una estructura de los informes deberá
comenzar con la investigación de las exigencias de información por parte de los gerentes. El análisis de las
obligaciones de un puesto, se complementa con cuestionarios y con entrevistas personales que realiza el
analista de sistemas.
•
Necesidades de información para administrar subsistemas organizacionales: La organización puede verse
desde cinco perspectivas distintas. En cada una la vemos compuesta de una serie de sistemas. Esas cinco
perspectivas (o dimensiones) de la empresa son:
•
Unidades estratégicas de negocios
•
Fases
•
Centros de costos
•
Sistemas de recursos y
•
Sistema de la zona geográfica
•
En cada subsistema de las cinco dimensiones debe haber una persona, un comité o un equipo especial de
trabajo que se encargue de ella.
Estructuras de Informes
•
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Debe establecerse una estructura de informes que satisfaga las necesidades del sistema.
Informes sobre el desempeño e incidentes: Estos informes son los que se presentan al jefe de cada unidad
organizacional. Son periódicos, abarcan un breve lapso o se centran en variancias de presupuestos y planes.
En lo fundamental, deben relacionar el desempeño, costos y tiempo con los planes y presupuestos.
•
Informe sobre el avance: Estos informes suelen ser una característica mensual de los proyectos y programas
a largo plazo. Un informe casi siempre cubre las tareas del proyecto. El avance de éste se describe
señalando el objetivo del proyecto, el estado actual, los problemas presentes y la evaluación del avance.
•
Informes orientados al futuro: planeación y toma de decisiones: Esta clase de informes se ocupa del
resultado de la investigación, del juicio y de las proyecciones a futuro. En las empresas son comunes los
planes a largo plazo, los planes anuales de utilidades, así como los pronósticos económicos, tecnológicos y
de venta.
•
Informes pedidos de la investigación: Aunque no todo informe especial de investigación que soliciten los
gerentes puede identificarse de antemano, la necesidad de ciertos tipos de información puede ser
proyectada. El diseño del sistema de información administrativa deberá proponer la estructura
organizacional para llevar a cabo tal investigación.
•
Sistemas computarizados de consulta: Los informes escritos pueden reducirse a la estructura de informe
mediante el diseño de sistemas computarizados de consulta a la base de datos. Supongamos que varios
gerentes necesitan cierto tipo de información varias veces al año. En vez de proporcionarles informes
mensuales que la contengan, podríamos guardarla en la base de datos. El almacenamiento de ella y el
programa para recuperarla en un formato útil se considerará parte de la estructura del informe.
•
Jerarquía de los informes: Aunque los informes sobre el desempeño constituyen una jerarquía, esa
estructura se centra en el rendimiento, costo y tiempo. Al usar el enfoque de la jerarquía, primero hemos de
interpretar la organización en términos de los niveles específicos de las jerarquías.
•
Necesidades externas de los informes: los organismos públicos de la legislación estatal requieren muchos
informes externos. El tipo de informe, su frecuencia, el contenido específico, los receptores y los registros
de respaldo dependen de la naturaleza de la compañía (publica o privada), del numero de empleados y de la
naturaleza del negocio o industria donde realiza sus operaciones.
•
Distribución y restricciones: La estructura del sistema de informes y la distribución interna son
interdependientes. Cuanto más grande sea el alcance de un informe, mayores probabilidades habrá de que
sirva a más gerentes. A mayor número de resúmenes que contengan los informes detallados corresponderá
una cantidad también mayor de niveles gerenciales que lo utilicen.
•
Diseño conceptual de un SIA.
•
El diseño conceptual de un sistema de información administrativa es el resultado de un proceso. Es un esbozo
del sistema descrito por una relación verbal, un diagrama de flujo, por esquemas y listas. Es un marco de
referencia dentro del cual se desarrollara el Diseño detallado. Por tanto nos permite examinar varios diseños
posibles antes de escoger uno para precisarlo.
El diseño conceptual es un proceso extremadamente creativo, la presentación de todas las consideraciones es
compleja y larga, consta de cuatro fases:
Desarrollo de las especificaciones del desempeño:
•
Las especificaciones son una minuciosa descripción de lo que los usuarios quieren de un sistema. No les
interesa cómo se satisfacen sus deseos, si no mas bien lo que obtienen.
Análisis de los sistemas:
•
Se trata de una operación tendiente o reunir hechos y a analizar la organización actual, su proceso de decisión,
el sistema de información administrativa en uso y las deficiencias del que está empleándose actualmente.
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Análisis de factibilidad:
•
Esta parte de la actividad del diseño conceptual se ocupa del desarrollo de otros conceptos factibles para el
nuevo sistema de información administrativa.
Selección del diseño conceptual:
•
El informe que incluye el diseño conceptual se convierte después en la base de la ampliación detallada del
diseño. Además proporciona a los gerentes un resumen del diseño definitivo y detallado del sistema para
someterlo a revisión y aprobación.
Para el diseño conceptual se requiere ante todo, efectuar un estudio del sistema total del negocio o
organización, investigar las necesidades y restricciones, fijar los objetivos del SIA, y finalmente diseñar en
forma aproximada los principales componentes del SIA. El costo, el desempeño, y los programas de proyecto
limitan el diseño definitivo.
Para la preparación del informe sobre el diseño conceptual se realiza el siguiente proceso:
Preparación de los miembros de una organización para el cambio:
•
El primer paso en el diseño no es de índole técnico, sino conductual. La introducción de un sistema de
información administrativa supone cambios en las funciones, condición y poder de los individuos. Los
gerentes y los diseñadores de sistemas deben primero percatarse del proceso del cambio exitoso dentro de una
organización.
Estudio de las características de la compañía y de la industria:
•
El diseño conceptual ha de basarse en las actividades fundamentales de la compañía. El hecho de que se trate
de una compañía de servicio o de industrias determina los ciclos esenciales de transacciones. El sistema de
información administrativa deberá proporcionar por lo menos información sobre estas transacciones para
facilitar su control.
Estudio de la organización de la compañía y de la estructura de la decisión:
•
La finalidad del SIA es ayudar a los gerentes y principales encargados de las tomas de decisiones; por ello el
diseñador de sistemas ha de saber quienes son esas personas y averiguar sus funciones. Casi siempre el
diseñador debe aceptar la organización y la estructura de decisiones tal como son y luego planear el SIA para
ambas.
Identificación de los problemas de la compañía:
•
Una vez estudiados los objetivos de la compañía y la estructura del sistema que existen para alcanzarlos,
queremos descubrir los problemas que surjan al fijar nuevos objetivos y conseguirlos. Aunque muchos
problemas son comunes a todas las compañías, hay algunos que son crónicos o peculiares en determinadas
empresas.
Estudio de los sistemas de procesos gerenciales y funcionales:
•
Los sistemas de procesos representan la idea de los gerentes sobre las formas de alcanzar las metas de su
compañía. Si no se cuenta con diagramas de flujo ni manuales de procedimiento, el analista aplicará parte de
su tiempo a bosquejar los sistemas de operación, a descubrir los puntos de decisión y estudiar los informes
destinados a la gerencia.
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Determinación de las necesidades de información:
•
Para el diseño adecuado del SIA se requiere una formulación clara de las necesidades de información de cada
gerente. Las compañías se equivocan al invertir grandes sumas en hardware y software y lo que realmente
necesitan es disponer de información que mejore las percepciones de los gerentes en áreas tan importantes
como la identificación de problemas, las soluciones alternas, las oportunidades y riesgos, la planeación y
control.
Determinación de las fuentes de información:
•
Una vez descubiertos las principales necesidades de información de los gerentes y definidas la organización y
estructura de las operaciones, es preciso investigar las fuentes de la información recabada.
Documentación del diseño conceptual:
•
Aunque se preparan los papeles de trabajo a medida que avanza el diseño conceptual del sistema, no son
suficientes para registrar el diseño. Hay que elaborar un informe formal.
Conclusión.
•
Tendencias Futuras
•
El uso de la tecnología de información en las empresas se ha incrementado considerablemente y en un futuro
será aún mayor. Las principales tendencias respectos a los Sistemas de Información son las siguientes.
La tecnología de información se usará como parte de la estrategia corporativa. Las empresas de más
éxito serán manejadas por personas que sean capaces de desarrollar aplicaciones estratégicas que
proporcionen ventajas competitivas.
•
La tecnología será parte del trabajo en equipo de las empresas. Los trabajadores usaran las
computadoras personales conectadas en red, y las fábricas usarán la tecnología para el diseño y
control de la producción.
•
El uso de la tecnología transformará a la organización y cambiará su estructura. Como ejemplo de ello
puede verse el uso del correo electrónico.
•
La tecnología facilitará la creación de las oficinas virtuales para las personas que requieren estar en
diferentes localidades, permitiendo el uso del correo electrónico y las conferencias por computadoras.
•
La tecnología de información apoyará de manera importante el rediseño de los procesos de negocios.
Las técnicas de reingeniería de proceso continuarán apoyándose en los sistemas de información.
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